kevinlevie

Vijf fasen van projectmanagement voor bureaus

Bureaus werken vaak voor veel opdrachtgevers tegelijk. Meerdere projecten lopen naast elkaar. Om dat proces goed te stroomlijnen, deel je projecten eenvoudig op in vijf fasen. Zo houd je inzicht en overzicht. Wat zijn deze vijf fasen van projectmanagement? Je leest het in dit blog.

Fase 1: opdracht bepalen via een salestraject

In het salestraject met de klant breng je de opdracht in kaart. Je bespreekt:

 

  • De opdracht
  • Eisen waar de opdracht aan moet voldoen
  • Tussentijdse contactmomenten
  • Opleverdata

Op basis van deze punten maak je een ureninschatting en onderzoek je of de opdracht haalbaar is voor jouw bureau. De afspraken met de klant leg je vast in de offerte.

Fase 2: planning van projecten

Als het goed is, heb je in de eerste fase al gekeken of je de capaciteit hebt om de opdracht aan te nemen. Nu leg je de basis voor projectmanagement. Je plant het project in bij het team of de medewerkers die het gaan uitvoeren. Je draagt de opdracht over en geeft aan binnen welke uren en eventuele extra kosten het project moet blijven.

Tip: gebruik software voor projectmanagement om jouw projecten te stroomlijnen.

Fase 3: uitvoering van het project

Het team voert het project uit. Afhankelijk van de omvang van het project, stel je controlepunten in. Bijvoorbeeld tijdens een teamoverleg of door tussentijds producten voor te leggen aan de klant.

Het is sterk aanbevolen om in deze fase uren te registeren. Zo weet je precies hoeveel tijd je besteedt en hoeveel budget er nog beschikbaar is om de opdracht af te ronden.

Verder is projectmanagement in deze fase belangrijk. Loopt het project anders dan verwacht, dan is het belangrijk om dit tijdig te signaleren. Denk bijvoorbeeld aan een uitgelopen planning, hogere kosten of inhoudelijke problemen waardoor het project vertraagt. Communiceer dit tijdig met de klant.

Fase 4: projectmanagement en controle

De projectmanager controleert of het project voldoet aan de randvoorwaarden. Dat kan op twee manieren; door te spreken met de teamleden en door controle op de planning, uren en budgetten. De controle op planning en budgetten is eenvoudiger wanneer deze informatie real-time inzichtelijk is. Bijvoorbeeld via projectmanagement software waarin medewerkers uren schrijven. Daardoor zie je snel welke projecten je aandacht nodig hebben.

De rapportages over projectmanagement leveren nog meer informatie op, die achteraf heel waardevol zijn voor je bureau. Je leert bijvoorbeeld waar je omzet vandaan komt en welke projecten of diensten zorgen voor een positief of negatief rendement. Je ontdekt ook hoe productief en declarabel je teams zijn. Bespreek deze uitkomsten intern. Samen leer je hoe je nog effici├źnter kunt werken en betere afspraken met je klanten maakt.

Fase 5: oplevering

Je levert het project op aan de klant en rond het project samen af. Je factureert de klant. Het factureren gaat het snelst wanneer je in de uitvoerende fase uren hebt geschreven, of factureert volgens een vaste prijs. De opleveringsfase is ook geschikt om samen met de klant te kijken hoe je verder gaat. Zijn er vervolgopdrachten, of nemen jullie hier afscheid van elkaar?

Stroomlijn je projectmanagement met software
De bovenstaande vijf stappen van projectmanagement zijn van toepassing op alle bureaus die diensten verkopen. Je kan alle stappen handmatig bijhouden, of kiezen voor software om dit proces volledig te stroomlijnen met software. Simplicate is een voorbeeld van software die projectmanagement eenvoudig maakt. Daardoor heb je real-time inzicht in al je projecten.